Für den reibungslosen Ablauf einer Reederei ist es wichtig, dass verschiedene Bereiche problemlos ineinander greifen.
Managementstruktur
An der Spitze einer Reederei stand oftmals der Eigentümer oder ein Teilhaberkollektiv, das für die strategischen Entscheidungen zuständig war. Unter ihnen arbeitete der Geschäftsführer oder Generalmanager, der für die täglichen Abläufe und längerfristigen Planungen verantwortlich war. Abteilungsleiter oder Kapitäne, die für spezifische Aspekte wie Flottenmanagement, Routenplanung, Personal oder Wartung und Reparaturen der Schiffe zuständig waren, gehörten ebenso zur Struktur.
Operative Bereiche
Die operative Ebene umfasste das Schiffsmanagement, das Sicherstellte, dass die Flotte seetüchtig, effizient und nach den Vorgaben der Reederei unterwegs war. Zu den Aufgaben gehörten Überwachung der Schiffspositionen, Koordination der Ladung und Entladung, Verwaltung des Schiffsunterhalts und die Crew-Organisation.
Buchhaltung und Finanzen
Die buchhalterische Tätigkeit war für die finanzielle Gesundheit der Reederei von entscheidender Bedeutung. Die Buchhalter erfassten alle geschäftlichen Transaktionen, welches die Einnahmen aus Frachtgebühren, Passagiergeldern und anderen Dienstleistungen umfasste. Ausgaben, darunter die Kosten für Instandhaltung der Schiffe, Löhne, Versicherungen und Hafengebühren, wurden sorgfältig aufgezeichnet.
Traditionell wurden diese Aufzeichnungen handschriftlich in Hauptbüchern geführt. Die Buchführung erfolgte durch das zweifache Eintragssystem, bei dem jede Transaktion sowohl als Kredit als auch als Debit erfasst wurde, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Dies erlaubte den Reedern, den finanziellen Status ihrer Geschäfte zu überprüfen und entscheidende Informationen für die Bilanzerstellung und Profit-/Verlustrechnung zu haben.
Kommunikation und Vertragswesen
Korrespondenten und Händler waren wichtig für den Handel und die Vertragsverhandlungen. Sie bildeten die Verbindung zu Kunden und leiteten Informationen über Ladungen, Zielhäfen und Frachtkosten weiter. Frachtbriefe, Versicherungspolicen und Kaufverträge mussten sorgfältig entworfen und verwaltet werden.
Sollte sich herausstellen, dass die Buchhaltung in einer Reederei nicht stimmig ist, können die Folgen verheerend sein und die gesamte Existenz des Unternehmens gefährden. Ungenauigkeiten und Fehler in den finanziellen Aufzeichnungen können zu einer fehlerhaften Beurteilung der finanziellen Gesundheit führen, was schlecht informierte Entscheidungen zur Folge haben kann. Dies wiederum kann dazu führen, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, seine Verbindlichkeiten zu erfüllen, was wiederum zu Liquiditätsengpässen, einem Verlust des Vertrauens von Geldgebern, Investoren und Partnern sowie zu potenziell ruinösen rechtlichen Konsequenzen führen kann. Darüber hinaus könnten Unregelmäßigkeiten oder gar Betrug das Unternehmen in Verruf bringen und seine Reputation am Markt nachhaltig beschädigen. Dies ist insbesondere in der Schifffahrtsindustrie problematisch, wo Vertrauen und Zuverlässigkeit entscheidend sind. Schließlich kann ein schlecht geführtes Rechnungswesen auch zu Sanktionen seitens der Aufsichtsbehörden führen, was die betriebliche Tätigkeit weiter einschränken oder sogar zum Entzug von Betriebslizenzen führen kann. Die genau Abrechnung und Buchhaltung sind daher unerlässlich für den nachhaltigen Erfolg und die Integrität einer Reederei.